こんにちは。
ミラクルナビゲーションの齋藤です。
このページでは、美容院やエステサロンなど、店舗向けの機能の１つである「メルマガ承認機能」についてお伝えします。
メルマガを配信している方は、原稿ミスがあるまま配信してしまった「配信ミス」の経験は、誰でもあると思います。
そのような「配信ミス」を防ぐ機能がサファイアメールにはありますので、このページでご紹介していきます。
配信ミスについて
メルマガを長年発行しているほとんどの方は、配信ミスを何度も経験しているのではないでしょうか？
配信ミスには大きく分けて、次の３つがあります。
２ 配信日時の間違い
３ メルマガの２重配信
この３つのミスとミスを防ぐ方法について、これから説明をしていきます。
原稿の間違いについて
この間違いに関しては、メルマガの配信設定をする時に、テストメールを送って、原稿をチェックすることで、８割程度は防ぐことができます。
しかし、誤字脱字に関しては、見落としてしまう事が多いです。
また、原稿内の説明が間違っていたり、分かりにくかったりする場合も、原稿を作成した本人が見直すだけでは、気がつかない場合も多いです。
それでは、原稿の間違いによる配信ミスを防ぐには、どうすればいいのでしょうか？
一番簡単な方法は、他人にチェックをしてもらうことです。
自分自身では気がつかなかったミスでも、他人が原稿をチェックすると「客観的」に原稿をチェックすることができますので、原稿ミスに気がつく事が多いのです。
配信日時の間違いについて
メルマガの配信ミスで、２番目に多いのが「配信日時の間違い」です。
例えば、新製品の紹介メールを、発表前に配信してしまうなど、配信日時を間違えてしまうだけでも、致命的なミスに繋がる事があります。
このミスを防ぐ方法ですが、もちろん、何度も配信時間を確認することで、防ぐことができます。
とは言え、現実的には、忙しかったりすると確認を怠ってしまうため、配信ミスをしてしまう事があります。
そのため、このミスを防ぐ方法も、他人に配信時間のチェックをしてもらう事が大切になります。
メルマガの２重配信について
メルマガの２重配信もよくあります。
同じメルマガ原稿を、間違えて２回配信予約しまうと２重配信されてしまいますが、それだけではありません。
メルマガの原稿を修正して配信予約をした時に、修正前に配信予約をした原稿を削除するのを忘れてしまうと、修正前の原稿と修正後のメルマガが２通、配信されてしまいます。
このミスを防ぐ方法も、配信前に、何度か確認をすることですが、それでも、ミスが起きるときは起きてしまいます。
なぜか、自分のミスは見逃してしまう場合が多いのです。
そのため、このミスを防ぐ方法も、他人に予約状況のチェックをしてもらう事が大切になります。
サファイアメールの配信ミスを防ぐ機能とは？
サファイアメールには、上記でお伝えした３つのミスを防ぐ機能があります。
それは、「管理者による承認機能」です。
別の言葉で言い換えると、複数スタッフで配信ミスを防ぐ機能です。
使い方は、下記の通り、簡単です。
メルマガの担当者は、メルマガの配信予約をする時に「承認依頼」のボタンを押します。
すると、管理者に「承認依頼」のメールが届きますので、管理者がメルマガの原稿や予約内容を確認します。
そして、予約内容に問題がなければ「承認」ボタンを押します。
すると、メルマガが正式に配信予約されるのです。
つまり、管理者が承認しない限りは、メルマガが配信されないため、配信ミスを防ぐことができるのです。
逆に「取り下げ」ボタンを押すと、メルマガの予約が取り下げられ、「一時保存」に移行します。
この時に、コメント欄に、取り下げの理由などを記入することができます。
メルマガの担当者と管理者は共に、コメント欄を使ってやりとりする事で、一時保存に移行したメルマガの原稿を訂正し、配信ミスを防ぐ事ができるのです。
管理者は、店長だったり、オーナーだったりする場合が多いと思いますが、もちろん、他のスタッフでも構いません。
１ 原稿の間違い
２ 配信日時の間違い
３ メルマガの２重配信
「管理者による承認機能」を使う事によって、担当者１人では気がつかなかったこの３つのミスを防ぐことができるようになります。
メルマガは長年配信をしている方でも、配信ミスは必ずありますので、致命的なミスを防ぐためにも、是非、この機能を活用して、配信ミスを防いで下さいね。
なお、この機能は１人でメルマガを発行されている方には必要がないため、デフォルトでは「オフ」になっています。
通常は「承認依頼」ボタンは表示されませんので、この機能を使う時は、設定をしますので、ご連絡下さい。
